“十四五”时期，哈尔滨工业大学将数字档案室建设纳入信息化校园建设整体规划，系统推进基础设施、应用系统、数字资源、共享利用与安全保障体系建设，构建覆盖档案“收、管、存、用”全生命周期的“三网三库四平台”智能化管理体系。按照“存量数字化、增量电子化”思路，学校档案馆根据馆藏档案特点与自身利用需求，确定数字化档案类别和范围，持续提高存量档案数字化率，大力推进增量档案电子化归档。截至目前，档案馆档案数字化率达90%，形成数字档案400余万页，完成数字档案系统与OA系统及教学、采购等业务系统对接，实现电子文件在线归档功能，有力推进传统载体与电子档案一体化安全融合管理。
依托分级共享的数字档案利用平台，档案馆为各单位、师生及校友提供便捷的远程查档与在线借阅服务，为学历核实、审计评估、项目验收、年鉴编撰、校友信息查阅等提供及时准确全面的档案信息。其中，学籍档案利用已全部实现在线申请和网上办理，业务办结时间缩短至1个工作日；学历认证实现当天申请当天办结，真正实现了“少跑腿”“跑零次”。
下一步，哈尔滨工业大学档案馆将进一步加强电子文件归档与电子档案集中式管理，优化系统功能，深化系统应用，积极应用人工智能等新技术做好档案数字资源挖掘，探索打造智慧档案应用场景，为学校冲击世界一流大学前列提供决策参考和数据支撑。